Provázanost agend

Provázání různých agend firmy přináší řadu výhod, které vám skutečně usnadní práci. Do systému se každý údaj zadá pouze jednou, přesto je okamžitě přístupný ze všech částí systému,  
kterých se zadaná informace týká. Vyhnete se opakovanému zadávání a zapisování dat. Zaměstnanci se zbaví nudné rutiny a urychlení procesů potěší vás a v konečném důsledku i vaše klienty. 

Výhody propojení agend:

• Úspora času při zapisování do systému a z toho plynoucí úspora nákladů​.
• Výrazné snížení chybovosti.
• Možnost automatizace řady rutinních činností.
• Konec dohledávání informací a dokumentů, vše je při ruce.
• Možnost pružně reagovat díky rychlé dostupnosti informací.

Příklad z praxe

Představte si, s kolika agendami pracuje obchodník ve výrobní firmě. Při své činnosti obvykle začíná s „obchodní příležitostí“. K té se vážou záznamy o jednáních s obchodním partnerem, o podaných nabídkách, o návrzích smluv a konečně záznamy o přijatých objednávkách (či zakázkách), které jsou výsledkem obchodního procesu.
Všechny tyto agendy jsou propojené. Ať obchodník využije kteroukoliv z nich, vždy zjistí všechny okolnosti, které se daného případu týkají, a nemusí otevírat vedlejší agendy.  

Proces pokračuje realizací a fakturací. Kdokoliv ve firmě (pokud má přístup) může zjistit veškeré okolnosti obchodního případu, ať už je jeho vstupním bodem faktura, účetní záznam, některá výdejka, příjemka či karta firmy. 

Jak se data přenesou do dalších agend?

• Data z „obchodní příležitosti“ slouží k vytvoření nabídek 

• Data z „nabídek“ slouží k vytvoření zakázky (přijaté objednávky) 

• Data z „přijaté objednávky / zakázky“ slouží k rezervaci zboží / materiálu na skladě, současně generují požadavek na nákup, či požadavek na výrobu 

• Data z „požadavků na nákup“ slouží k automatickému generování vydaných objednávek a umožňují propočítávat disponibilní množství materiálu / zboží 

• Data z „požadavků na výrobu“ slouží k automatickému generování výrobních příkazů a slouží k modelování kapacitního plánu 

• Data z „vydaných objednávek“ slouží k výpočtu disponibilního množství materiálu / zboží a zároveň umožňují automaticky generovat příjem na sklad. Příjme na sklad se automaticky účtuje. 

• „Rezervace“ slouží k výpočtu disponibilního množství na skladě a k automatizované tvorbě výdejek ze skladu 

• „Výdejky“ ze skladu se automaticky účtují a zároveň slouží ke generování faktur, nebo záznamu nákladů na zakázce, či ve výrobě. 

• Návazností je více, celý proces lze také upravit podle požadavků konkrétní firmy.

Agendy nepracují odděleně a z každé agendy je možno získat přehled o dalších souvislostech. 
Systém je aktivní, sám může upozorňovat na důležité ukazatele. Pomáhat tak personálu, aby šetřil čas nutný pro vyhledávání dat a jejich duplicitní zadávání a mohl se zabývat pouze důležitými problémy.  
 

Jak se pracuje ve firmě, která má ERP systém a v té, která ho nemá a využívá jen několik oddělených systémů a nemá proto propojené agendy? Jak to vypadá ve vaší firmě?

Srovnání

Firma bez ERP systému

• Využívá zpravidla účetní systém, do kterého musí účetní ručně vkládat položky pro fakturaci. Někdy udělá chybu.
• Smlouvy a dokumenty se ukládají do šanonů. Vázne jejich schvalování a někdy je těžké zjistit, kde se právě dokument nachází.
• Informace o zakázkách se ukládají do tabulek, které se sdílí a různě přeposílají e-mailem. Občas někdo něco omylem smaže nebo použije špatnou verzi tabulky a vznikne nedorozumění.
• Stane se, že zákazník objedná zboží, které již není na skladě, nebo si dva zákazníci zamluví stejné zboží. Vzniká nespokojenost a je třeba vše vysvětlovat.
• Pokud chce management aktuální informace, musí požádat o vyhotovení reportu podřízené. Report ztratí aktuálnost, ještě než se managerovi dostane do ruky.

Firma s ERP systémem

• Faktura vzniká z potvrzené objednávky, nebo se položky načítají ze systému. Automaticky se načtou zákaznické slevy pro jednotlivé klienty. Chybovost je naprosto minimální.
• Dokumenty a smlouvy jsou k dispozici ve Spisové službě. Schvalování probíhá automaticky podle stanovených pravidel. Je k nim přístup z různých agend.
• Zakázka se posunuje podle předem stanoveného postupu. O všech fázích je veden záznam. V případě odchylek od plánu na ně systém aktivně upozorní.
• Ve chvíli, kdy se vytvoří objednávka, se zboží blokuje nebo materiál ve skladě. Není možné ho rezervovat dvakrát.
• Management má stále aktuální informace ploše systému nebo v mobilní aplikaci. Má možnost rychle reagovat na odchylky.

Kdo už využívá výhody Vision ERP?