Co je obsahem

Prostřednictvím tohoto doplňku můžete efektivně spravovat řízenou dokumentaci ve firmě. Dokumenty jsou rozděleny podle typů:

• došlá pošta
• odeslaná pošta
• dodavatelské smlouvy
• odběratelské smlouvy
• směrnice a metodické pokyny
• formuláře a šablony
• vzory smluv
• kniha došlých faktur
• ostatní dokumenty

 
Všechny dokumenty jsou evidovány v číselných řadách. Každá číselná řada nese informace o typu dokumentu a nastavuje i množinu stavů, kterými dokument může procházet (např. „nový dokument“, „rozpracováno“, „vyřízeno“ a podobně.). Každá řada též určuje, kde je umístěn originál dokumentu. Spisová služba využívá funkce pro řízení workfow („procesy“) a umožňuje řídit předávání dokumentu mezi jednotlivými pracovníky. Systém předávání je velmi propracovaný a umožňuje nejen udržet pořádek v dokumentaci, ale i jednoznačně rozdělovat odpovědnost jednotlivých pracovníků.

Každý dokument nese podrobné informace o svém původu a vazbu na obchodního partnera (například v případě smluv, došlé pošty a podobně), dále pak soupis úkolů, které plynou pro různé pracovníky z tohoto dokumentu, vazby na záznamy z jednání s obchodním partnerem a v neposlední řadě souhrn elektronických příloh (sken dopisu, elektronická kopie smlouvy, obrázkové přílohy, přílohy ve formátu word, excel, pdf a jiné).
 
Zvláštním typem dokumentů jsou ty, které tzv. podléhají změnám. Jsou to obvykle směrnice, vzory smluv a podobně. Tyto dokumenty mají oproti ostatním navíc tu vlastnost, že změny v nich lze provádět pouze řízeným způsobem. Každá změna musí projít návrhem, schválením, distribucí a uvedením v platnost. Program pohlídá provedení všech kroků a zařídí i rozeslání informací všem zúčastněným osobám. Při realizaci změn si program pamatuje historii změn a nemůže být tedy pochyb o tom,  jak vypadala směrnice, nebo šablona smlouvy v určité době.
Program splňuje nároky normy ISO 9001:2008.